Privacyverklaring

Privacy statement
Binnen de Taekwondo Bond Nederland (TBN) wordt er gewerkt met persoonsgegevens. De TBN streeft er naar om zorgvuldig om te gaan met de verkregen persoonsgegevens. Hier hoort bij dat deze goed beveiligd worden. De TBN houdt zich hierdoor, voor nu, aan de Wet bescherming persoonsgegevens, maar met ingang van 25 mei 2018 aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De TBN is verantwoordelijk voor de verwerking van de door jou ontvangen persoonsgegevens. Dit houdt in dat de TBN de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt, dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten en alleen de persoonsgegevens verwerkt die wij van jou hebben ontvangen.

Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens
Voor het verwerken van persoonsgegevens moet de TBN zich houden aan één van de wettelijke grondslagen. Hieronder vind je een overzicht terug van de rechtsgronden die de TBN hanteert voor het verwerken van de persoonsgegevens:

⦁ in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst (denk hierbij aan de persoonsgegevens die vereist zijn voor aanmelding van een lid);
⦁ voldoen aan een wettelijke verplichting (denk hierbij aan boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
⦁ in verband met de gerechtvaardigde belangen van de TBN, waarbij de TBN erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is. Zo worden onder meer persoonsgegevens verwerkt in verband met:
⦁ het doen van onderzoek, opmaken van rapportages en statistieken;
⦁ de uitoefening en de verdediging van de rechten van de TBN bij bv. geschillen;
⦁ het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten en profielen voor het beheer van leden of voor het detecteren van de behoeften van de leden;
⦁ Als bepaalde persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan de TBN besluiten om geen lidmaatschapsovereenkomst aan te gaan.

Website

Om de dienstverlening naar je te optimaliseren, worden op de website van de TBN bezoekgegevens bijgehouden. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij je van relevante informatie voorzien, bijvoorbeeld speciale berichten naar voren laten komen, die gebaseerd zijn op jouw interessevelden. Op deze manier kan de TBN de inrichting van de website optimaliseren.
Op de website tref je daarnaast een aantal links aan naar websites van andere organisaties/instanties. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan de TBN geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens door deze organisaties/instanties. Wij raden je daarom aan om het privacy statement door te nemen van de website die je bezoekt.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens 

Wij registeren persoonsgegevens van jou op de volgende manieren:

⦁ Als je onze website bezoekt
⦁ Informatie aanvraagt via onze website
⦁ Als je jezelf of door de vereniging/club wordt aangemeld bij de TBN bij de aangesloten ledenadministratie partij
⦁ Als je een dienst afneemt
⦁ Als je jezelf aanmeldt voor of meewerkt aan een opleiding/examen
⦁ Als je deelneemt of meewerkt aan een toernooi/evenementen

De TBN verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. De TBN verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.
De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door de TBN:

⦁ om contact te kunnen leggen;
⦁ om je informatie toe te sturen;
⦁ om je de ledenpas, paspoort en factuur te kunnen toesturen;
⦁ voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst(en);
⦁ voor het organiseren van opleidingen;
⦁ voor het uitvoeren van de (financiële) administratie;
⦁ voor het uitvoeren van het tuchtrecht;
⦁ voor het organiseren en promoten van toernooien en evenementen;
⦁ voor het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten;
⦁ voor het bijhouden van deelname en/of medewerking aan bijscholingen, cursussen en andere taekwondo gerelateerde activiteiten;
⦁ het doen van aanbiedingen i.v.m. collectief ledenvoordeel;
⦁ het uitvoeren en promoten van overige voor een sportbond gebruikelijke activiteiten;
⦁ relatiebeheer;
⦁ het bestand van alle leden, vrijwilligers, commissies/districten en overige betrokkenen bij de TBN te vergroten en te informeren over door de TBN georganiseerde activiteiten;

Je kan jezelf aanmelden voor de nieuwsbrief in de ledenadministratie die de TBN verstuurd. In alle nieuwsbrieven die de TBN verstuurd, kan je daarnaast gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die hierin is opgenomen. Je kan jezelf te allen tijde uitschrijven en je geeft daarmee aan dat je geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen m.b.t. tot activiteiten/nieuws vanuit de TBN.

Als lid van de TBN ga je akkoord met publicatie van foto’s die gemaakt worden tijdens de door de TBN georganiseerde toernooien/evenementen. Denk hierbij bv. aan foto’s van prijswinnaars bij de Nederlandse kampioenschappen of andere evenementen welke en/of onder auspiciën van de TBN georganiseerd worden.

Beveiliging persoonsgegevens

Door de TBN zijn er technische en organisatorische maatregelen genomen tegen het verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens.
De TBN heeft voldoende fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen om de jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen.

Uitwisseling persoonsgegevens

De TBN deelt het uitwisselen van persoonsgegevens op in 3 onderdelen:
1. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen de TBN en ledenadministratie
⦁ De TBN kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen de diverse afdelingen, districten en commissies van de bond, zowel in binnen- als buitenland.
⦁ De TBN ziet erop toe dat binnen de bond de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.
⦁ De TBN verstrekt alleen persoonsgegeven aan autoriteiten als dit conform geldende wettelijke verplichtingen is. De TBN kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.

2. Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten de TBN

Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden hiervan zijn de WT,WTE en NOC*NSF of andere officiële instanties. Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en de TBN of wanneer de TBN hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
Met het oog op de mogelijke doorgifte van persoonsgegevens aan de WT of WTE merkt de TBN op dat de WT in Zwitserland (en dus buiten de Europese Economische Ruimte) is gevestigd. De Europese Commissie heeft evenwel besloten dat Zwitserland een passend beschermingsniveau ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens waarborgt. De TBN kan ook persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EU, dit zal altijd gebeuren met toestemming van de betrokkenen. Daarnaast zorgt de TBN ervoor dat de veiligheid van de persoonsgegevens worden gewaarborgd, bv. door het sluiten van een overeenkomst met de ontvangen organisatie cf. de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Een beperkte set gegevens (postcode, geboortedatum, geslacht, sportbond/-tak en optioneel vereniging) wordt doorgegeven aan NOC*NSF. Deze gegevens worden louter gebruikt voor statistische doeleinden. De sportbonden en NOC*NSF hebben deze statistieken nodig voor de bedrijfsvoering en beleidsvorming. Deze gegevens zullen nooit worden gebruikt om u specifiek te benaderen. Mocht u niettemin bezwaren tegen deze doorgifte hebben, dan kunt u daartegen gemotiveerd bezwaar maken bij de bond en/of NOC*NSF.

3. Geen commercieel gebruik

De door de TBN ontvangen persoonsgegevens zullen nooit commercieel ter beschikking worden gesteld aan derden. Een uitzondering hierop kan zijn als dit gebeurt met voorafgaande toestemming.
Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
Door jouw persoonsgegevens te registeren bij de TBN garandeer je dat deze juist en volledig zijn. Ook als er wijzigingen plaatsvinden in jouw persoonsgegevens, ben je zelf verantwoordelijk dat de wijzigingen bij de TBN en ledenadministratie worden doorgevoerd. Als de TBN tot de ontdekking komt dat je een valse identiteit, onvolledige of onjuist gegevens heeft verstrekt, dan kan je tijdelijk of definitief de toegang tot de website worden ontzegd.

Bewaren persoonsgegevens

De TBN bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.

Jouw privacy rechten

Je hebt het recht om inzage, correctie, beperking, overdracht en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast is het mogelijk om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens.
Indien de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kan je deze te allen tijde intrekken.
Je kan jouw schriftelijke verzoeken en/of vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:

Taekwondo Bond Nederland
Postbus 4360
2003 EJ Haarlem, Nederland
T.a.v.: Privacy richtlijnen
info@taekwondobond.nl

Daarnaast ben je ook in de mogelijkheid om een klacht in te dienen over het gebruik van jouw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Case management Systeem Sport

Als je bij ons een melding doet van een integriteitsschending in de sport dan verwerken we jouw persoonsgegevens met jouw toestemming in een digitaal registratiesysteem (het Case Management Systeem Sport of kortweg “CMSS”). Sportbonden en Centrum Veilige Sport Nederland van NOC*NSF maken samen gebruik van dit registratiesysteem. Op de website van Centrum Veilige Sport Nederland (Case Management Systeem Sport CMSS – Centrum Veilige Sport Nederland) kan je meer informatie vinden over CMSS en kan je zien welke sportbonden hiervan gebruik maken.

NOC*NSF en de sportbonden zijn voor CMSS ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat NOC*NSF en de sportbonden samen beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS, voor welk doel en op welke manier. We hebben afgesproken dat we CMSS gebruiken voor de volgende doeleinden:
• We gebruiken CMSS zodat jij je als melder kan uitspreken door het doen van een melding, om met jou te kunnen communiceren over de gemaakte melding en om opvolging te kunnen geven aan de melding;
• Daarnaast gebruiken we CMSS zodat we zoveel mogelijk op dezelfde wijze in een veilige omgeving registreren. Het bevordert de kwaliteit van de administratie;
• Tot slot biedt CMSS de mogelijkheid om beter samen te werken in de sport.

Als je melding bij ons doet, dan zijn wij zelf verantwoordelijk voor jouw gegevensverwerking in CMSS. Jouw melding komt in een apart dossier in CMSS, is afgescheiden van andere dossiers en alleen toegankelijk voor ons. Wij delen jouw persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te delen.

Persoonsgegevens die wij in CMSS verwerken, worden niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS?
Indien je (niet anoniem) een melding doet, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens van jou ontvangen:

• NAW-gegevens, e-mailadres en/of telefoonnummer;
• persoonsgegevens die je zelf (als onderdeel van de melding) meedeelt in de communicatie met ons.

Afhankelijk van de inhoud van de melding kan je worden geïnformeerd over jouw rechten, mogelijke vervolgacties of doorverwezen worden naar een andere instantie.

Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren jouw persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is om de belangen van jou of derden te behartigen. In CMSS hanteren we de volgende bewaartermijnen:

 Voor adviesdossiers (er heeft geen doorverwijzing plaatsgevonden, je hebt alleen om advies gevraagd) geldt dat we het dossier nog maximaal 6 maanden bewaren.
 Indien doorverwijzing en opvolging heeft plaatsgevonden: na afsluiten van het meldtraject bewaren het melddossier nog 2 jaar.

Als je via de e-mail of telefoon met ons communiceert over een melding dan bewaren wij de e-mails en telefonische berichten niet langer dan noodzakelijk. Direct na verwerking van deze contactmomenten in CMSS verwijderen wij de berichten.

Je kunt bij ons een verzoek indienen om je persoonsgegevens eerder te laten verwijderen uit jouw dossier.

Beveiliging
Het registratiesysteem (CMSS) bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het persoonsgegevens bevat die niet zomaar op te vragen of in te zien zijn door anderen. Daar gaan we zorgvuldig mee om. We hebben alle noodzakelijke organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Medewerkers hebben alleen toegang tot het registratiesysteem als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Bovendien heeft iedere medewerker met toegang een geheimhoudingsplicht. Ook werken we met ‘twostep verificatie’ en dienen onze wachtwoorden periodiek gewijzigd te worden.

Rechten
Op grond van de wet heb je verschillende rechten. Je hebt het recht om een verzoek te doen de persoonsgegevens in te zien die in CMSS worden verwerkt en het recht om een verzoek te doen jouw gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Daarnaast heb je het recht om een verzoek te doen op beperking van de verwerking van jouw gegevens en het recht om een verzoek te doen op overdracht van de persoonsgegevens die wij van je hebben.

Ook heb je te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens dan staken.

Als je gebruik wilt maken van één van jouw rechten neem dan contact met ons op via
Taekwondo Bond Nederland
Postbus 4360
2003 EJ Haarlem, Nederland
T.a.v. Privacyrichtlijnen
info@taekwondobond.nl

Beantwoordingstermijn
Wij zullen jouw verzoek in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van jouw verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt.

Naast bovenstaande rechten staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de autoriteit staan op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs om jouw identiteit te kunnen vaststellen. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Wij adviseren dan ook om deze regelmatig in te zien, zodat je up-to-date te blijft m.b.t. het privacy beleid van de TBN.

Vragen

Mocht je naar aanleiding van het privacy statement nog vragen hebben, dan kan je contact met ons opnemen via info@taekwondobond.nl